货进仓那天要签的几张纸，比谈价格更重要

广州仓储托管做得久一点的仓，都怕这句话。货是放进去了，但谁收的、收了多少、什么状态没有当场落纸，等到月底对账、或者客户说"我明明发了 120 件"，双方就只剩下回忆可以吵。

这篇文章把"货进仓那天"要签的几张纸讲清楚。不是流程洁癖，是让你的货和你的钱都有据可查。

一、第一张：入库单——数量与品名的基准

入库单是整笔托管业务的基准线。上面至少要有：

• 送货方、收货仓、到货日期与时间；
• 品名、规格、件数、卡板数；
• 送货人签字、收货人签字。

这张纸的意义在于：从这一刻起，库存数字有了起点。以后系统里显示的 480 件，是从这张单子开始的；客户来对账，第一眼看的也是它。

经常出问题的写法是"详见随车清单"——随车清单是司机的，不是仓的。仓里收的每一板货，都要能落到自己的单子上。

二、第二张：验收记录——状态与差异

数量和品名对上，只是第一步。状态也要当场记下来。

验收记录的用法很直接：今天记下的差异，是以后少货时唯一能对得上的东西。反之，如果收货时"没看、没记"，到了三个月后盘点少了两件，谁也说不清是哪一环少的。

三、第三张：库存确认单——账实相符的起点

货上架、系统录入完成之后，应该有一张库存确认单（有的仓叫"入仓确认"）：

• 系统库存数量（件 / 板）；
• 实际库位分布（哪几个区、哪几排）；
• 计费口径确认（按面积、卡板、重量、体积还是流量）；
• 客户确认签字。

这张纸解决的是最容易吵架的两件事：一是数量，二是计费方式。

尤其计费口径：同样是 480 件货，按卡板算和按体积算，费用可能差一截。入仓时就把口径定死、写下来，比每个月结算时再讨论省心得多。

四、第四张：异常与待处理清单

不是每次入仓都顺利。常见的几种情况，都要单独列出来：

• 外箱破损但货没坏的——拍照留档，注明"包装破损、内物完好"；
• 数量多出或少了的——当场记录，双方签字，不拖到第二天；
• 客户临时要求隔离、贴标、二次包装的——列入待处理，注明谁负责、什么时候做；
• 需要进恒温区的——标清温区与货位，避免和常温货混放。

这张清单的价值在于"责任分界"：进仓前出的问题、进仓后出的问题，各归各的，谁都别赖。

五、签完这几张纸，接下来才是"托管"开始

很多客户以为签完合同就等于托管开始了。其实不是——合同管的是规则，单据管的是事实。

规则写得再细，事实对不上，还是扯皮。反过来，只要每天的单据是齐的，问题出现时都有一条清晰的线可以往回追：

这条链子完整，客户问"我货呢"，仓里能一条线拉到底；链子断一环，就得靠回忆补，而回忆是最不可靠的东西。

六、仓这边该做的，其实就三件事

当场记。 不隔夜、不"回头补"。现场五分钟，省掉的是后面五小时。

双方签。 送货的、收货的、客户的，该签的手都签上。签字不是不信任，是让谁都省心。

能查。 纸质的归档、电子的扫描，三个月后再问，也要翻得出来。像仨人行仓配这边，入库单据当天扫描进系统，按单号归档，客户随时能查。

七、广州的货主，为什么把仓放在"广州边沿"

广州仓库出租的好位置集中在白云、黄埔，租金不低、场地还紧。做批发、商贸、B2B 集散的货主，不少把仓放在紧贴广州的广佛交界——里水这一片：上高速几公里就到石井物流园，广州的物流集散与配货发车都在那条线上；到广州市区约 30 分钟；同样条件的场地，租金比市区便宜一截。

对入仓这类需要现场对单据、当场确认的事，位置近还有一个好处：客户要过来看货、签单、对账，一趟车的事。